【档案管理制度】为规范单位内部档案管理，提升档案工作的科学性、系统性和可追溯性，确保各类文件资料的完整性、安全性与有效性，特制定本档案管理制度。该制度适用于所有部门及员工在日常工作中形成的各类档案资料，涵盖纸质档案和电子档案。
一、档案管理原则
1. 统一管理：所有档案由档案管理部门统一归口管理，确保集中存放、分类清晰。
2. 分级负责：各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理与保管工作。
3. 安全保密：涉及机密或敏感信息的档案应严格控制查阅权限，防止泄密。
4. 及时归档：各类文件应在形成后及时整理并归档，避免遗漏或延误。
5. 定期检查：档案管理部门应定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整性和可用性。
二、档案分类与编号
根据档案性质和用途，将档案分为以下几类：
| 档案类别 | 说明 | 示例 |
| 文书档案 | 各类行政文书、通知、会议记录等 | 会议纪要、通知公告、请示报告 |
| 人事档案 | 员工个人信息、考核记录、合同等 | 员工简历、劳动合同、奖惩记录 |
| 财务档案 | 会计凭证、报表、审计资料等 | 发票、银行对账单、财务报表 |
| 项目档案 | 项目立项、实施、验收等全过程资料 | 项目计划书、进度报告、验收报告 |
| 科技档案 | 技术资料、研发成果、专利文件等 | 研发日志、技术图纸、专利证书 |
三、档案的收集与整理
1. 收集范围：凡属本单位职责范围内产生的具有保存价值的文件资料，均应纳入档案管理范围。
2. 整理要求：
- 按照分类标准进行归类；
- 每份档案应有明确的标题、日期、责任人；
- 电子档案需注明文件名、存储路径及版本号；
- 所有档案应附有目录清单，便于查找。
四、档案的保管与利用
1. 保管方式：
- 纸质档案应存放在专用档案柜中，保持通风干燥；
- 电子档案应备份至安全服务器，并设置访问权限；
- 重要档案应建立双备份机制，防止数据丢失。
2. 借阅与使用：
- 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，经审批后方可借阅；
- 借阅人应按时归还，不得擅自复制或外传；
- 涉及机密的档案，须经主管领导批准后方可借阅。
五、档案的销毁与移交
1. 销毁条件：档案超过保存期限或无继续保存价值时，可申请销毁。
2. 销毁程序：
- 由档案管理部门提出销毁申请；
- 经相关部门审核确认；
- 在监督下进行销毁，保留销毁记录；
- 重要档案需报上级主管部门备案。
3. 移交规定：因人员调动、岗位调整等原因，需将相关档案移交给接替人员或档案管理部门。
六、档案管理责任
| 职责角色 | 主要职责 |
| 档案管理人员 | 负责档案的接收、分类、保管、借阅及销毁工作 |
| 部门负责人 | 监督本部门档案管理工作，确保档案及时归档 |
| 员工 | 按照制度要求，及时提交、整理和归档相关文件 |
七、附则
1. 本制度自发布之日起施行；
2. 本制度由档案管理部门负责解释；
3. 各部门可根据实际情况，制定实施细则，但不得与本制度相抵触。
通过以上制度的实施，能够有效提升档案管理的规范化水平，保障单位各类信息资源的安全与高效利用。